生産性向上の秘密　働き方をデザインするためのポイントと秘訣

働き方改革が進められる中、注目を集めているのが生産性向上です。

企業が生き残っていくためには、できるだけ少ない投入資源で多くの成果を得る必要があります。

ワークライフバランスを充実させるためには、業務効率化も欠かせないでしょう。

生産性向上が注目されているとはいえ、「具体的にどうすればよいのかわからない」と悩む企業は少なくありません。

生産性向上がもたらすメリットや必要なもの、効率良く進めていくためのヒントを紹介します。

■生産性向上がもたらすメリットとは？

生産性とは、「得られた成果（アウトプット）÷生産要素（インプット）」で求められる数値のこと。

生産性を高めるためには、主に以下の2つの方法があります。

・得られた成果をできるだけ大きくすること
・生産要素をできるだけ小さくすること

いくら成果が大きくても、コストが大きければ生産性は向上しません。

またコストを低く抑えても、成果が伸びなければやはり状況は改善しないでしょう。

インプットには労働力や原材料、設備などが含まれ、アウトプットには生産数量や販売金額、粗利益などが含まれます。

生産性向上が注目される理由は、そのメリットにあります。

少ない人員でより多くの仕事をこなせるようになれば、労働人口減少による人材不足にも対応しやすくなるでしょう。

より少ないリソースで多くの成果を得られるようになれば、企業としての競争力は高まります。

長時間労働問題が是正されれば、従業員満足度の向上やワークライフバランスの充実といったメリットも実感できるようになるでしょう。

企業にとっても従業員にとっても、生産性向上に取り組む利点は大きいと言えます。

 

■生産性向上のためには何が必要？5つのポイント

成果を大きくするだけでも、投資するリソースを減少させるだけでも実現できない生産性向上。

その必要性を理解はしていても、「具体的に何をすれば生産性向上につながるのかわからない…」と悩むケースも少なくありません。

生産性向上のために必要なポイントを5つ紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

 

★1.柔軟な働き方ができる環境整備

生産性向上のために欠かせない要素の一つが「従業員のモチベーション」です。

どれだけ環境を整備しても、従業員にその気がなければ意味がありません。

ダラダラと仕事をしてしまったり、離職率が上昇し業務効率がダウンしたりする恐れがあります。

従業員にとって働きやすい環境を整備することが、生産性向上への近道です。

具体的には、テレワークを選択できる環境整備やフレックス制の導入などが挙げられます。

従業員のニーズに合わせて、それを実現できる環境を整備していきましょう。

 

★2.従業員同士のコミュニケーション推進

従業員同士が手軽に情報共有できる仕組み作りも、生産性向上のための大きなポイントです。

業務に関する情報は、部署内でも企業内でも重要なもの。

他部署とコミュニケーションをとる機会がなく、うまく情報共有できなかったために、業務が滞ってしまうような事例は決して少なくありません。

従業員同士が手軽に情報共有できるようになれば、部署を超えた連携もうまくいくようになるでしょう。

また業務に関わる情報・ノウハウを共有できれば、効率よくスキル向上を目指せます。

誰がどれだけの量の仕事を抱えているのか把握できれば、的確なフォローも可能となります。

また業務に直接関係する部分以外でも、従業員同士のコミュニケーションがもたらすメリットは少なくありません。

自然に助け合いや支え合いができる環境が整備されれば、より働きやすい環境整備やモチベーション向上につながっていきます。

 

★3.ワークフローの見直し

生産性向上のために欠かせないのが、ワークフローに潜む無駄の削除です。

業務の一連の流れの中に、無駄な工程が潜んでいるケースは決して少なくありません。

こうした部分を特定し改善できれば、それだけで生産要素を小さくできるでしょう。

とはいえ、これまで当たり前にこなしてきたワークフローから無駄を発見するのは、決して簡単ではありません。

まずはワークフロー全体を可視化し、見直しする必要があるでしょう。

複数の業務をまとめたり、効率を悪くしている原因を突き止めたりしてください。

ワークフローを可視化すると、一部の従業員のみの負担が重くなっている状況が発覚することも。

どうすれば問題を解決できるのか、業務効率化を進めていきましょう。

 

★4.業務の属人化の解消

生産性向上を阻む要因になりやすいのが、業務の属人化です。

「○○さんしか対応できない」という仕事が増えれば増えるほど、業務が滞りやすくなってしまいます。

その人が休んだ時でも周囲がカバーすることは難しくなりますし、何らかの事情で引継ぎが必要になった場合も、すぐに対応するのは不可能でしょう。

データやナレッジの共有により標準化が進めば、業務品質も安定します。

担当者不在で顧客や取引先を待たせることもありません。

一部社員に作業が偏ってしまうような状況も予防できます。

 

★5.タイムマネジメントの実施

生産性向上のためには、限られた時間をどれだけ効率よく使うのかも重要なポイントです。

一つの仕事にどれだけの時間がかかっているのかは、重要な指標と言えるでしょう。

時間と業務内容を比較し、無駄が潜んでいないかどうかの確認が必須です。

タイムマネジメントを実施する際には、感覚や直感で判断しないよう注意する必要があります。

具体的なデータをもとに、実現可能な範囲で実行しましょう。

タイムマネジメントの目的は、単純に作業時間を短縮することではありません。

成果と合わせて分析し、無駄が隠れていないかどうか確認することが大切です。

 

■生産性向上の鍵は「ITシステム・ツール」の導入

以上のように、生産性向上に向けた取り組みは、多角的に行う必要があります。

「正直、そこまで手が回らない…」と感じる企業も多いでしょう。

実際に、すべてを人の手で行うのは不可能です。

これらの取り組みを効率的に進められるようなITシステムやツールを導入し、DX化を進めていきましょう。

 

 

たとえば、カスタマーサポート業務一つをとっても、専用システム導入によって多くの課題が解決できます。

専用システムを介していつでもどこでも情報を共有できる環境が整えば、より柔軟な働き方を選択できるようになるでしょう。

部署内での情報共有が進めば、業務の属人化を防ぎ業務効率化を目指せます。

チャットボットなどで自動化が進めば、一人ひとりの負担は軽減。

顧客対応の質が向上しCXや顧客満足度アップを狙えるほか、従業員満足度の向上やワークライフバランスにもつながっていきます。

生産性向上のために役立つITシステムやツールは、非常に多くあります。

ワークフローシステムや社内コミュニケーションツール、プロジェクト管理ツールに顧客管理システムなど…。

自社に必要なシステム導入するとともに、それぞれのシステムを連携させられる仕組みも必須です。

・カスタマーサポート業務における生産性向上を目指すなら、カスタマーサポートツール「Zendesk」も検討してみてください。

一つひとつの問い合わせをチケット制で管理でき、異なるチャネルを介した情報も一元管理できるというメリットがあります。

また他システムとの連携性にも優れており、カスタマーサポートそのものはもちろん、関連業務全体での生産性向上を目指せるでしょう。

資料請求や無料トライアルの利用で、ぜひ詳細を確認してみてください。

 

■生産性向上の秘訣は自社に合ったシステム導入にあり

生産性向上のためには、さまざまな対策が必要となります。

「まず何からすればいいのかわからない…」と悩んだら、ぜひシステム導入によるDX化について検討してみてください。

生産性向上に向けた対策の多くは、システム活用により実現可能。

従業員の働き方そのものを、ITの力で変えていきましょう