DXにより業務効率化が進む！その理由とメリットを解説

経済産業省が主体となってDXを推進していますが、多くの企業でDXが進んでいないのが現状です。DXを推進するための知識や人材が不足し、業務効率化ができるのか、どのように進めていけばよいのかなど、業務が改善されるイメージを鮮明に持つことができずにいるためです。この記事では、DXで業務効率化が進む理由やそのメリットを解説します。

日本の現状とDXの必要性

日本の現状

DXとは、データやデジタル技術を活用し、業務プロセスの部分的なデジタル化を進めるだけでなく、組織全体に変革をもたらし、新たなビジネスを作り出すための取り組みです。
日本では経済産業省を中心に国内のDX推進を目指していますが、取り組み方には企業ごとに大きな差があります。既存のビジネスモデルを維持したまま、一部の業務をデジタル化するに止まる企業が多く、部分的な取り組みとなる理由としては、業務プロセス管理の属人化、経営陣の理解不足、専門人材の不足などが挙げられています。

DXの必要性

日本経済においてDXの推進が求められている理由としては、国内では「2025年の崖問題」、海外に対しては国際競争力の低下に対する懸念があります。
2025年の崖問題とは、DXをせずに現状の業務システムのまま2025年を迎えることで、年間12兆円規模の経済損失が発生すると言われていることです。また、国際競争力については、1990年の世界トップ企業のほとんどを日本企業が占めていましたが、2020年では米国や中国が中心で、日本はTOP50に1社のみランキングされている状況です。DXの遅れも大きな要因とされています。

DXで業務効率化が進む理由

システムの刷新

長年利用されてきたアナログで古い業務システムであるレガシーシステムから、デジタル技術を活用した新しい業務システムへ移行することで、業務の効率化が進みます。
業務システムの機能面が改善されたことで処理速度が上がり、作業スピードが向上します。また、今まで手作業でおこなっていた業務も、デジタルツールを導入することで自動化され、他の業務に時間を割けるようになります。

正確なデータ分析

DXで顧客の行動などをデータ化・蓄積する仕組みを構築することで、より正確で緻密なデータ分析ができるようになります。
以前は担当者の経験などを頼りに主観的な分析がされていましたが、ツールで自動的にデータを集めることで、より客観的で正しいアプローチができるようになります。日々変化する顧客のニーズをいち早くキャッチするために、顧客の行動傾向をデータとして収集することが求められています。

データの一元管理

バラバラに管理されていたデータは、社内共通のプラットフォームを利用することで、一元管理できるようになります。
部署ごとに別のツールや仕様で管理している場合、各部署にそれぞれ問い合わせをしてデータの整理・統合が必要でした。しかし、DXを進めることで、社内システムを開けば瞬時に各部署のデータ取得状況を把握でき、部署を横断したデータの活用も可能にします。

業務の見直し

DXのために既存業務の見直しをすること自体、業務効率化に向かっているといえます。なぜなら、DXの導入には自社の業務の課題を知ることが不可欠で、課題が見つかれば、その課題を解消・解決するために適したツールを選別するステップを踏むことになるからです。既存業務の洗い出しをしている時点ですでに効率化は始まっているのです。

DXで業務を効率化するメリット

リソースの集中

DXで業務を効率化すると、今までの業務を自動化して短時間で済ませられるため、雑務で忙殺されていたリソースを他の業務に割り当てられるようになります。また、業務が効率化されると長時間労働を避けることができるため、従業員のモチベーションアップにもつながるはずです。

働き方の改革

DXの業務効率化は業務の自動化や時短もありますが、デジタル技術を使って遠隔地から仕事をすることも可能になります。郊外から2時間かけて毎日出社する方も多くいらっしゃいますから、自宅からでも仕事ができるようになれば、従業員の働き方を改革することができます。

ミスの減少と作業スピードの向上

DX前の作業は人の判断で人の手によっておこなわれるため、確認忘れなど人為的なミスが起こりやすく、手作業の場合は作業スピードにも限界がありました。デジタルツールは指示したことであればミスなく素早く、疲労を感じることなく一定のペースで何時間も作業をこなすことができます。DXを取り入れることで、作業ミスの減少と作業スピードの向上を実現します。

DXで業務効率化を進める際の注意点

DXの推進には注意点もあるのでそれぞれ確認しておきましょう。

人材不足

1つ目の注意点は、DXについての知識を持つ人材が不足していることです。DXはデジタル技術を利用して、業務の改善はもちろん、組織全体の改変を目指しています。IT技術に長けているだけでなく、組織界改革に取り組むためのリーダーシップが欠かせません。もちろんDXの知識とリーダーシップの両者を一人が兼ね備えている必要はありませんが、IT技術者と組織のリーダーである人材が、DXを推し進めるという共通認識を持つ必要があります。

コスト

DXは既存の業務システムを変革させるために、業務全体の見直しを行いデジタルツールの導入を進めます。そのため、システムの構築や運用を実施するためのコストがかかります。ですので、導入コストに見合うパフォーマンスを出せるものなのかを事前にシュミレーションする必要があります。

既存システムの問題

古い業務システムの場合、構造が複雑化している、担当者しか中身を知らないといったケースが多々あるため、DXの推進が難航する場合があります。既存のシステムをまるまる刷新しようとしたらコストも大きくなるため、導入には注意が必要です。

DX推進の事例

国立研究開発法人理化学研究所

日本で唯一の総合研究所である理化学研究所は、2021年にスーパーコンピュータを稼働させ、国内外に多くのユーザーを抱えています。
スーパーコンピュータ自体は演算速度世界一を獲得するほどの機能を持ち合わせていましたが、縦割りの問い合わせ対応をしていたため、回答に多くの時間を要していたことが課題となっていました。
Zendeskは問い合わせ対応のシステム刷新について多くの実績があり、大手企業の採用も多く、使い勝手の良さも実感できたことで採用が決まりました。問い合わせ内容は初歩的なものから外部機関のサポートを必要とする高度なものまで幅広くありますが、回答に関わるすべてのプレイヤーが一つのプラットフォームで情報を共有できるようになったため、回答時間の短縮や回答までの進捗確認などもできるようになりました。今後はユーザーの自己解決を促進するため、FAQの作り込みにも取り組む予定です。

まとめ

日本企業でのDXが遅れているということは、DXは競争力をつけるためのチャンスでもあります。デジタル技術の導入を進め、業務効率化で得られるメリットをぜひ享受してください。
Zendeskでは、社内のDX化を推進するための体制構築をおこないます。既存のシステムに合わせて最適なカスタマイズが可能ですので、業務のデジタル化をご検討の場合はぜひご相談ください。