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働き方改革は個別ニーズが重視される時代 総務人事の業務効率化戦略
公開日 : 2024/04/22
DX ブログ
働き方のニーズが多様化している今、個別ニーズに沿った改革が求められています。とはいえ、総務人事の業務観点から見ると、個々の状況に沿い続けることは決して簡単ではありません。
ただでさえ業務量が多い中、生産性向上と両立するためには効率改善が必須です。具体的に何をどう変えていくべきなのか、業務効率化戦略について解説します。
■総務人事に業務効率化が必要な理由
企業全体で生産性向上や業務効率化、DX化といった施策が進む中、総務人事については対応が後回しにされてしまいがちです。フロントオフィスと比較して、後手に回りがちな総務・人事部門。とはいえ、幅広い業務を担う後方支援部隊だからこそ、率先して業務効率化に取り組むことが求められます。
その理由は以下の2点です。
★1.労働環境を改善するため
総務人事部門が抱える仕事は、主に従業員を支えるためのもの。その内容は非常に幅広く、一人ひとりが抱える負担は重くなってしまいがちです。フロントオフィス部門と比較して、直接利益につながらないバックオフィス部門に、十分な人的リソースを割くことが難しい企業も少なくありません。突発的に新たな業務に対応しなければならないような場面も多く、業務過多になってしまいがちです。
個別ニーズに寄り添う形での働き方改革は非常に望ましいものですが、総務人事部門が抱える業務はより幅広く、重くなるでしょう。大量の業務に追われ余裕がなくなれば、優秀な人材が流出してしまう恐れもあります。業務の質が低下し、CXや顧客満足度を低下させる原因にもなるでしょう。社内業務を円滑に進めていくため、総務人事部門の仕事は欠かせないもの。労働環境を改善しワークライフバランスを実現するためにも、業務効率化が急務となっています。
★2.従業員満足度向上のため
総務人事部門の業務が滞れば、社内で働く従業員すべてに影響を及ぼします。従業員満足度向上のためにも、業務を適切に進められる環境整備が必須です。また総務人事で働くスタッフの満足度にも、ぜひ注目してみてください。
バックオフィス部門の成果を数値で表すのは難しいもの。「大量の業務を必死でこなしても評価につながらない…」という状況になれば、担当者の不満は強くなっていくでしょう。さまざまなデータが集まる総務人事は、会社の今後の舵取りを考えるうえで、重要な役割を担うべき部署でもあります。備品管理や清算といったルーティンワークを効率化し余裕が生まれれば、よりやりがいを持ってこなせる業務にも対応しやすくなるでしょう。
■業務効率化のためにするべきこととは？
では、総務人事の業務効率化のため、具体的に何をするべきなのでしょうか。
大きく3つのステップに分けて戦略を練ってみてください。
1.業務の見える化
2.無駄の抽出
3.改善策の提案
それぞれについて詳しく解説していきます。
★まずは業務の洗い出しを
企業内のさまざまな場所で、幅広い業務を担当する総務人事部門。業務効率化を進めるためには、何にどれぐらいの時間がかかっているのか把握する必要があります。
まずはすべての業務を明らかにし、それぞれの負担を見える化しましょう。誰がどの業務を担当しているのかや現在の進捗状況についても、同時に明らかにしてください。業務全体を見える化することで、負担となっているポイントも把握しやすくなります。また優先順位を設定したり、必要に応じてスタッフ同士でコミュニケーションを取り、サポートし合ったりすることも可能になるでしょう。
★効率化できるポイントを見つけ出そう
総務人事が抱える業務をすべて明らかにすれば、どこに無駄が潜んでいるのかも把握しやすくなります。同じような業務があれば集約してしまいましょう。不要と判断した業務については、削減も視野に検討してみてください。
特に負担が重い業務については、業務の流れについても一つひとつ見える化してみてください。どの段階が負担になっているのかがわかれば、効率化のためにヒントも見つけやすくなります。
★システム導入や各種サービス利用も一つの手段
総務人事が抱える仕事は、無駄を省くにしても限界があります。特に従業員個々のニーズに応えようとすれば、無駄を削減するどころか、業務がどんどん増えてしまう可能性もあるでしょう。
このような場合は、システム導入や外部サービス利用による業務効率化を目指してみてください。
業務の見える化によって負担となっている部分を見つけ出したら、専用システム導入による自動化について検討するのもおすすめです。
たとえば、従業員の勤怠管理や経理清算、労務管理といった業務は、DX化で負担軽減しやすいポイント。カスタマーサポートツールのようなシステムで、従業員からの各種問い合わせ対応を楽にする仕組みを構築するのもおすすめです。
テクノロジーの助けがあれば、少ない人数でも対応できるようになりますし、人的ミスも減らせるでしょう。機能性やカスタマイズ性に優れたシステムを導入すれば、個別ニーズに沿った対応も可能となります。また総務が抱えるルーティンワークに対応したアウトソーシングサービスを提供する企業も増えてきています。
文書管理や備品管理、伝票入力に求人業務など、社内の人材以外が対応しても問題がない業務については、外注するのも一つの手段です。
何をどこまで外注すれば総務人事部門が抱える負担を軽減できるのか、ぜひ検討してみてはいかがでしょうか。
■システム導入時に注目するべきポイントとは？
総務人事部門の業務効率化のためシステム導入を検討する際、「具体的にどういったポイントに注目し選べば良いのかわからない…」と悩む企業も少なくありません。
ぜひ以下の点に注目し、自社に合ったシステムを導入してみてください。
・機能性
・他システムとの連携性
・初期費用やランニングコスト
・サポート体制
業務効率アップを目指してDX化を進める場合、「導入したシステムに搭載された機能によって、自社が抱えている課題を解決できるのか」が非常に重要なポイントとなります。
同じような目的で使われるツールでも、製品によってできることには差があります。具体的に何ができるのかを充分に把握しないまま決定した場合、「想定していたような使い方ができなかった…」といった事態にも陥りかねません。また、さまざまな部署と関わる総務人事だからこそ、他システムとの相性も重要です。
すでに導入されているシステム・ツールはもちろん、今後導入する予定の製品についても確認しておきましょう。
一定期間の継続利用を念頭に置いて導入するものですから、必要なコストが無理のない範囲に収まるかどうかも重要なポイントです。特に無料システムを導入する場合、機能が制限されていたり十分なサポートが受けられなかったりする可能性も。いざというときでも業務をスムーズに進められるよう、トラブル発生時の対応方法についても確認しておきましょう。
無料トライアル期間が設定されているシステムであれば、これらのポイントについて、実際に製品を使いながら確認できます。
どういった機能がどのような場面で使えるのか、他システムとの連携性に問題はないかなど、ぜひ現場レベルでじっくりと確認してみてください。実際にシステムに触れてみることで、自社が求める機能や条件についても、より明確に把握できるのではないでしょうか。
■総務人事の業務効率化で個別ニーズにも対応できる環境へ
働き方改革を推進しワークライフバランスを充実させるため、個々のニーズに寄り添った対応が必要であるという事実は、広く知られています。一方で、普段の業務に追われ「とてもそんな余裕はない」と感じている総務人事担当者も多いのではないでしょうか。DX化もうまく取り入れつつ業務効率化を進めることで、より働きやすい環境を整備できるでしょう。
無料トライアルのある各種システムの利用も、ぜひ検討してみてください。
